A belső ellenőrzés szerepe a vállalatok beszerzési folyamatainak ellenőrzésében és javításában

Nem szállít időben a beszállító? Silány minőségű a beszállítótól vett áru? Átláthatatlan és rendszertelen a beszerzési folyamat? Működési szempontból meghatározó jelentősége van, hogy egy cég mennyire jól alakítja ki a beszerzési folyamatok rendszerét és mennyire tartja be a szabályait, illetve hogyan kontrollálja és ellenőrzi azokat.

Mi a belső auditor szerepe a beszerzési folyamatok ellenőrzése során?

A vállalkozások számára a beszerzésekkel kapcsolatban a legfontosabb kezdeti lépések a beszerzési stratégia megfogalmazása, a rendszerek kialakítása és a szabályok lefektetése. A beszerzések lefolytatása mellett fontos azok következetes és szigorú ellenőrzése és elemzése, ha pedig problémák merülnek fel – azok azonosítása és feltárása. Ez utóbbi a belső ellenőrzés feladata.

Mindig a legjobb ajánlatnak kell nyernie!

Az eddigi belső auditok során számtalanszor találkoztunk olyan esetekkel, amikor egy cég beszerzésért felelős részlege vagy vezetője a beszállítók felkutatása és megbízása során nem értette meg, vagy nem látta a vállalkozás alapvető érdekeit. A belső ellenőrzés képes arra, hogy – egy, a pazarló gyakorlatból a tanulságot levonva – megmutassa milyen szempontok (ár-érték arány, minőség, stb.) alapján lehet egy ajánlatról azt állítani, hogy a legjobb.

A versenyeztetés fontossága

A beszerzések során helyes és megalapozott döntést kizárólag úgy lehet hozni, ha ismerjük a piacot és képben vagyunk a szolgáltatást és termékeket nyújtók áraival, illetve szolgáltatásaik minőségével. Így a beszerzési folyamat egyik alapvető feladata a piac és szereplőinek alapos feltérképezése. A belső ellenőrzés ebben az esetben arra tud rámutatni, hogy egy cég megfelelően áll hozzá a szereplők megismeréséhez, értékeléséhez és kiválasztásához. Fontos az is, hogy megfelelő számú árajánlat álljon rendelkezésre, azonban elképzelhető, hogy erre az adott beszerzés esetében a piac sajátosságai vagy egyéb tényezők miatt nincs lehetőség – az ilyen helyzetek kezelése kiemelten fontos és kockázatos, amiben a Perfect Answer hatékony segítséget tud nyújtani.

Segregation of duties – SoD (feladatkörök szétválasztása)

A belső ellenőrzés a gyakorlatban sokszor a szerepkörök szétválasztásának hiányára mutat rá. Nem csak etikai szempontokból kell figyelembe venni a vállalatirányítási feladatok során a szerepkörök és felelőségek elhatárolását: azoknak a beszerzések és a megbízások során az áttekinthető és gazdaságos üzletmenetet kell szolgálniuk.

Jól szemlélteti a feladatkörök elkülönítésének fontosságát például az új céges monitorok beszerzése. A folyamatban ideális esetben minimum hárman vesznek részt az adott társaságnál: egy pénzügyi területen dolgozó munkatárs, aki jóváhagyja és kifizeti az összeget a termékekért cserében, egy másik pénzügyi területen dolgozó személy, aki rendelkezik jogosultsággal ahhoz, hogy új szállítókat és új számlákat vigyen fel a rendszerbe, illetve egy olyan munkavállaló (jellemzően IT szakember), aki jogosult kiválasztani a szállítót és magát a terméket. Úgy tűnhet, hogy egyszerűbb és gyorsabb a folyamat, ha az első két szerepkört egy adott személy látja el

vagy az egész folyamat egy személy kezében van. Ezekben az esetekben viszont nem biztosított a négy szem elve, így több a hibalehetőség, és nagyobb a visszaélés kockázata.

A partnerek és beszállítók előminősítése és értékelése

A belső ellenőrzési jelentésekben gyakran köszön vissza a beszállítói partnerek előminősítésének és értékelésének a hiánya. Amennyiben egy cég nem végzi el a beszerzést lebonyolító partnerek előminősítését, úgy fennáll a veszélye annak, hogy kockázatos hátterű partnerrel történik a szerződéskötés, ami adott esetben anyagi kárral járhat. A beszállítói partnerek értékelésének hiányában nem javítható kellő mértékben a beszerzési folyamat. Sokan nem veszik figyelembe, hogy a beszerzett áruk alapvetően befolyásolják a cég által értékesített termékeinek vagy szolgáltatásainak a minőségét. Az internal audit rávilágít arra, hogy egy-egy beszállító a minőség, a szállítási határidők, árak, és fizetési határidő szempontjából, hozzájárul-e az eredményesebb üzletmenethez vagy ellenkezőleg: vesztességet okoz.

Visszaélések és a csalás lehetősége

Nem egy audit eredményét tartalmazó beszámolóban fordul elő olyan eset, amikor a beszerzés során nem a megbízhatóság, vagy az ár-érték arány alapján indokolt beszállítót választották. Méghozzá azért, mert a döntéshozónak fontosabb volt a baráti vagy családi kapcsolat. Ez olyan visszaélés, amely egész biztosan kárt okoz a cégben, bizonyos esetekben pedig akár bűncselekményt is jelenthet. A beszerzési folyamat alapvetően kockázatos terület, sok ponton ad lehetőséget a visszaélésre.

Feketelista kialakítása

Bár csökkenthető az esélye, mégis elkerülhetetlen, hogy néha egyes beszerzések, vagy alvállalkozókkal kötött szerződések és munkák „félremenjenek”. Ez bármelyik cég életében előfordulhat, azonban tanulni is lehet ezekből a hibákból. A jövőbeli pénz- és idővesztesség elkerülése érdekében sokat segít egy olyan lista összeállítása, amely azokat cégeket, vállalkozókat tartalmazza a megfelelő logika szerint, akiktől – a rossz tapasztalatok miatt – jobb távol maradni a jövőben is a beszerzések során.

Szükség lenne a cégében a vesztességet okozó beszerzési folyamatok feltérképezésére és javítására? Keresse meg a Perfect Answert, hogy megismerhessük a vállalkozását és segítséget tudjunk nyújtani a beszerzési folyamat javításában!