Minden vállalat életében eljön az a pillanat, amikor addig nem látott problémák merülnek fel. A szokásokat betartó és a rutint követő menedzsment azzal szembesül, hogy romlik a társaság üzleti teljesítménye, addig nem látott mértékben emelkednek egyes költségek és kedvezőtlenül alakulnak a pénzügyi eredmények. Felmerül a kérdés: mit kell tenni, kihez kell fordulni? A belső ellenőrzés eszközrendszere pontosan arra ad lehetőséget, hogy megtaláljuk azokat a réseket, ahol a pénz “szivárog”, illetve ahol javítani kell az erőforrásokat kedvezőtlenül használó folyamatokat.

A Perfect Answer szakértői számtalan olyan esettel találkoztak már, amikor a belső ellenőrzés a legjobb lehetőség arra, hogy a megbízást adó vállalkozás megismerje a problémát és szembesüljön vele.

Az ügyfelek egyik leggyakoribb alapproblémája: pénz folyik ki a vállalatból. Ezt ugyan a menedzsment is látja, de tapasztalt szakértő kell ahhoz, hogy választ adjon: pontosan hol és hogyan? Az eddigi piaci tapasztalatok alapján jellemzően az alábbi problémacsoportokkal találkoznak a társaságok vezetői és tulajdonosai, mielőtt szakértőhöz fordulnak. Lássunk néhány gyakorlati példát a teljesség igénye nélkül!

Belső átvilágítás a HR-területen

Magyarországon a jelenlegi munkaerőpiaci helyzet (szakképzett munkaerő hiánya és a jelentős fluktuáció) és a munkajogi normák alapvetően meghatározzák a vállalkozások lehetőségeit. A jogszabályok szükséges betartása mellett azonban fontos az is, hogy egy cég felismerje és érvényesítse a saját üzleti érdekeit.

Egy professzionálisan végzett belső ellenőrzési vizsgálat lehetőséget ad arra, hogy feltérképezze a cég és a munkavállalók között nem megfelelően kötött szerződéseket, vagy éppen felhívja a figyelmet az olyan, nem megfelelő kilépési folyamatokra, amelyek kockázatot jelenthetnek a foglalkoztató számára.

Szabálysértések és összeférhetetlenségi kérdések a vállalatok életében

Szerencsére nem mindennapi probléma, de az internal auditot végző szakértő tárhatja fel egy vállalaton belüli azokat pénzügyi visszaéléseket, esetenként a céget, illetve annak tulajdonosait megkárosító gazdasági és vagyon elleni bűncselekményeket (például a szabálytalan beszerzések). A belső ellenőrzés ebben az esetben azt is megmutatja, hogy ezeket a helyzeteket a jövőben hogyan lehet elkerülni és megelőzni.

A belső átvilágítás mutat rá azokra az összeférhetetlenségi helyzetekre is (például a családtagokkal, hozzátartozók cégeivel kötött szerződések), amelyek akár pénzügyileg, akár üzleti szempontból előnytelen helyzetbe hozzák a vállalatot. Ugyancsak a belső ellenőrzés célja ezeknek az összeférhetetlenségi helyzeteknek a prevenciója.

Nincsenek megfelelő banki és könyvelési kontrollok

Nem egy alkalommal kerülnek felszínre olyan vesztességet okozó szituációk, amelyek a vállalaton belüli feladat és felelősségi körök elválasztásának a hiányából adódnak. Komoly visszaéléseket lehet megelőzni például a vállalaton belül a szerepek pontos meghatározásával. Fontos kialakítani a banki és könyvelési folyamatokban is a megfelelő kontrollokat.

Kit szolgál a céges autó és a taxikártya?

A Perfect Answer ügyfelei között gyakori probléma a céges autó, a tankoló- és a taxikártya használata is. Gyakran fordul elő, amikor egy-egy munkavállaló nem rendeltetésszerűen, nem kizárólag a munkavégzéshez, illetve aránytalanul magas költséggel használja a rá bízott vállalati autót, vagy kirívóan magas az elhasznált üzemanyag mennyisége? A kiadások ismeretében fel kell tenni a kérdést: valóban szükség van ezekre kiadásokra? Nem történik visszaélés a cégesautó vagy a taxikártya és üzemanyagkártya használata során?

Ellenőrizetlen biztosítási és banki költségek

Ugyancsak gyakran jelentkező gond a társaságok életében a bankszámlákhoz, a biztosításokhoz tartozó költségek. Gyakran látjuk a bankok lakossági ügyfelei esetében, hogy nincsenek tisztában a pénzintézetek szolgáltatásainak a költségeivel és igen sokat fizetnek úgy, hogy közben erre nem is lenne szükség – ez a probléma a vállalatok esetében is sokszor tapasztalható. Ezekben az esetekben indokolt lehet szakértő bevonása.

Előfordul például, amikor egy cég olyan vagyontárgyra köt biztosítást, ami már nem működik, sőt olyan esettel is találkozhatunk, amikor a hibásan, hanyag módon megkötött szerződések okoznak felesleges többletkiadást.

Az Ön cége is szembesült már a fenti problémákkal? Szükség lenne a vállalatán belüli vesztességet okozó folyamatok feltérképezésére? Keresse meg tanácsadóinkat, hogy megismerhessük a vállalkozását és megtudjuk, hol folyik el a pénz, vagy mely területeken okoz kárt az ellenőrzés hiánya?