Sokszor nem is egyértelmű, de a vállalatok életében a munkaadó és a munkavállaló közötti kapcsolat legérzékenyebb pontja a távozás. A rendezetlen, kontrollálatlan és ellenőrizetlen helyzet problémákat teremthet, amikor egy alkalmazott úgy dönt, hogy felmond és továbbáll, vagy éppen a vállalat elbocsájtja. Azt látjuk, hogy számtalan vállalatvezető, cégtulajdonos és HR-vezető nem is gondol arra, hogy a kilépés is rengeteg kockázatot rejt magában. Sokan ezzel már csak akkor szembesülnek, amikor már kár érte a vállalatot: információ szivárog ki, adatok vesznek el, ügyfelek tűnnek el, vagy éppen előnytelen szerződések maradnak hátra.

Az előző posztban arról írtunk, hogy melyek azok a gyakori esetek és problémák, amelyekkel a vállalkozások menedzsmentjei vagy tulajdonosai a Perfect Answer internal audit szakértőihez fordulnak. Érdemes volt néhány jellemző problémacsoportot külön kiemelni, mert látható, hogy számtalan cég találkozik ezekkel a tünetekkel.

A szakképzett munkaerő hiánya és a fluktuáció alapjaiban határozza meg a magyarországi munkaerőpiaci helyzetet.  Amikor a HR-es szakmai írásokat olvassuk és a workshop-ok előadóit hallgatjuk, az a kép alakul ki bennünk, hogy szinte kizárólag minden a munkaerőtoborzásról, vagy az employer brandingről szól. A belső ellenőrzés azonban arra is rámutat, hogy nem csak a munka kezdete, hanem annak vége is figyelmet igényel.

A munkaszerződés megkötésekor, illetve a mindennapi gyakorlat során érdemes több energiát fektetni és figyelmet szenteli annak, hogy miként távozhat valaki a vállalattól.

Mi fáj a legjobban a foglalkoztatónak?

Amikor az adatokkal távozik a munkavállaló

A munkája során a munkavállalóra bízott adatok és üzleti információk a foglalkoztató tulajdonában vannak. Jogos érdeke fűződik hozzá, hogy a felmondás, vagy az elbocsátást követően az értékesítési adatbázisok, címlisták, gyártási tervek, szabadalmak, vagy szerződések ne távozzanak egy pendrive-on a konkurenciához.

A belső átvilágítás ebben az esetben áttekinti a szerződéseket, a belső gyakorlatot és az informatikai rendszereket annak érdekében, hogy rámutasson: hol van rés a rendszeren, vagy mely hiányosságokat kihasználva tud egy távozó alkalmazott kárt okozni és értékes adatokat lopni.

A belső átvilágítást követően ugyanakkor az is látszik, hogy mi a konkrét megoldás: szigorítani kell a belső IT-rendszert vagy éppen újra kell gondolni egy-egy munkaszerződést.

A kilépő munkavállaló rendszerekhez férhet még hozzá a kilépése után

A fent említett adatok akkor vannak a legnagyobb biztonságban, ha azt az adott cég folyamatosan ellenőrzés alatt tudja tartani. Gondolni kell a különböző informatikai rendszerekhez való hozzáférési jogosultságokra is. Ebben az esetben nem csak a kulcspozíciót betöltő dolgozókról van szó, ma már szinte mindenki hozzáfér a foglalkoztatója valamely informatikai rendszeréhez – vagyis adatokkal dolgozik.

 Üzemanyagkártya elvétele

A céges autót a munkavállalók elsősorban azért kapják, mert az adott feladataik elvégzéshez szükséges. Számtalan olyan pozíció van, amit nem lehet autó nélkül megoldani, de arra is gondolni kell, hogy egy vállalati autót fenn kell tartani és számos más költség is járul hozzá, többek között az üzemanyagkártyához tartozó kiadások.

Nem egy példa volt már arra, hogy a felmondási idejét töltő alkalmazottnál maradt a tankolókártya, mert a cégnél senki sem figyelt a visszavételre és a kolléga felmondási ideje alatt szabadon lophatta az üzemanyagot. A belső ellenőrzés azt is meg tudja mutatni a számok alapján, hogy milyen vesztességet jelent egy-egy ilyen figyelmetlenség, vagy éppen egy szándékos károkozás (például valamilyen vagyon elleni bűncselekmény).

Fontos tehát a tankolókártya elvétele is. Az internal audit során kiemelt figyelmet szentelünk ezeknek a gyakran igen magas költséggel járó „vállalati eszközöknek” a megfelelő időben történő elvételére és kontrollálására.

Aláírási jogosultságok visszavonása

Figyelni kell a magasabb szintű pozíciókat betöltő, döntéshozatali helyzetben lévő munkatársak kilépési folyamatára is. Az ő esetükben kulcsfontosságú az aláírási jogosultságok visszavétele. Kontrollálni kell, hogy a távozó kollégák a kilépési folyamat lezárta után már ne tudjanak megrendelőket, szerződéseket aláírni és semmilyen olyan jogügyeltbe ne léphessenek, amelyek a cégnek kiadásokat, vagy éppen kárt tudnak okozni.  A jövő szempontjából ugyancsak kérdéses egy távozó munkavállaló, illetve a cég alvállalkozói, beszállítói és egyéb partnerei közötti kapcsolat is.

Egyéb hivatali kijelentési kötelezettségek

Jellemzően a vezető pozíciókat betöltő alkalmazottaknál fordul elő, hogy valamely állami, vagy önkormányzati szervezet, hatóság előtt képviselheti a céget. A kilépési folyamat során jelezni kell feléjük, hogy a kolléga már nem képviseli a vállalatot. A belső ellenőrzés célja, hogy rámutasson és felhívja a figyelmet azokra a helyzetekre, ahol a kolléga a cég számára kedvezőtlen lépéseket tehet.

A kilépési folyamat kulcskérdése: az átadás-átvétel

Azért, hogy a vállalat életében zökkenőmentesen menjen tovább az élet egy kolléga távozását követően, kulcsfontosságú kérdés a pontos átadás-átvételi folyamat lebonyolítása. A tapasztalat azt mutatja, ha a cégnél nem szentelnek kellő energiát erre a folyamatra, akkor abból szintén kára származhat az adott vállaltnak. A belső ellenőrzés lényege ebben az esetben is, hogy rávilágítson: egy kontrollálatlan átadás-átvételt követően milyen információk, adatok vagy tudás veszhet el és segít megtalálni a megfelelő módszertant.

Ha nem kontrollált, átgondolt és szabályozott a munkavállalók kilépése, akkor könnyen lehet, hogy egy kolléga távozása valamilyen bonyodalmat, rosszabb esetben kárt okoz. A kilépési folyamat rendezésének legjobb megoldása a szakszerű belső ellenőrzés.  Az Ön vállalkozásában is előfordult, hogy egy kolléga távozása nem a tervek szerint sikerült és kárt okozott? Nem biztos abban, hogy a fenti problémákat ki tudja védeni?